RÈGLEMENT INTÉRIEUR
Offrir un cadre propice à l’épanouissement de chacun dans le respect de l’autre

1. LES VALEURs du CENTRE THIÊU LÂM

1.1.  La morale : Agir en conscience en accord avec nos valeurs dans le respect des autres.

1.2.  La volonté : Chercher la passion dans notre pratique pour faire ressortir ce qu’il y a de meilleur en nous.

1.3.  L’esprit : Focaliser notre intention et guider notre vie avec sang-froid.

1.4.  Le respect : Accepter les règles et apprécier la liberté de chacun.

1.5.  Le courage : Affronter nos peurs afin d’être fort pour être utile.

1.6.  L’émotion : Reconnaître et accueillir toutes nos émotions pour ne pas nous laisser dominer par elles.

1.7.  La connaissance : Nourrir notre expérience de nos échanges avec autrui.

1.8.  L’épanouissement : Suivre la voie de sincérité en actes, paroles et pensées en recherche de la pleine conscience.

2. CONNAISSANCE ET APPLICATION DU RÈGLEMENT INTÉRIEUR

2.1.  L’Association Centre Martial et Culturel Thiêu Lâm est régie par la loi de 1901.

2.2.  Tout adhérent connaît le règlement intérieur annexé à son contrat d’adhésion. Lors de son inscription, il en prend connaissance et s’engage à le respecter.

2.3.  Il peut le consulter à tout moment lors des cours et stages, sur simple demande auprès de l’instructeur. Il peut également être téléchargé sur le site internet du Centre.

2.4.  Tout manquement au règlement intérieur peut faire l’objet d’une sanction prononcée par la Direction ou le Conseil d’Administration. Après deux avertissements, la sanction peut aller jusqu’à l’exclusion de l’adhérent de l’association.

3. COTISATIONS ET PARTICIPATION AUX COURS

3.1.  Les règles énoncées ci-dessous se basent sur les valeurs de l’association et notamment le principe de bienveillance mutuelle.

3.2.  Un pratiquant ne peut se présenter à l’entraînement / aux cours, que s’il est à jour de ses cotisations et que si l’association est en possession du dossier d’inscription complet. Lors de l’inscription, tout dossier incomplet (mal renseigné ou pièces requises manquantes) se verra systématiquement refusé et retardera d’autant plus l’acceptation des pratiquants aux entraînements. 

3.3.  La cotisation étant annuelle et forfaitaire, elle est due intégralement lors de la remise du dossier d’inscription complet.

3.4.  À partir de la date d’inscription, tout adhérent dispose d’un droit de rétractation pendant une durée d’un mois calendaire. S’il décide de se rétracter pendant cette période, il sera entièrement remboursé de ses cotisations.

3.5.  Toutefois, une demande de dégrèvement (total ou partiel) de cotisation opérée sur le montant de la cotisation de l’année suivante pourra éventuellement être envisagée à titre exceptionnel pour raison médicale et sur présentation d’un certificat médical. Ladite requête devra être soumise uniquement par courrier recommandé à l’association. La direction ou le Conseil d’Administration se réserve le droit d’y donner une suite favorable ou non après examen.

3.6.  En cas de déménagement, une demande de remboursement partiel de cotisation pourra éventuellement être envisagée à titre exceptionnel. Ladite requête devra être soumise uniquement par courrier recommandé à l’association. La direction ou le Conseil d’Administration se réserve le droit d’y donner une suite favorable ou non après examen. À noter, l’adhésion à l’association reste, elle, dûe et non-remboursable.

3.7.  En cas de perte d’emploi, il pourra être envisagé l’étalement des paiements restants sur la saison, ceci sans frais et sur présentation d’une attestation. Ladite requête devra être soumise uniquement par courrier recommandé à l’association. La direction ou le Conseil d’Administration se réserve le droit d’y donner une suite favorable ou non après examen.

3.8.  Pour les situations exceptionnelles, la direction a la possibilité d’étudier et de décider, au cas par cas, de remboursements, totaux ou partiels. La direction ou le CA se réserve le droit d'y donner une suite favorable ou non après examen.

3.9.  Dans tous les cas, l’adhésion à l’association reste, elle, dûe et non-remboursable. Au-delà de la période de rétractation, l’association n’est tenue à aucun remboursement.

4. CONDITIONS DES COURS

4.1.  Au début de chaque saison sportive, les heures et lieux de cours sont communiqués lors de l’inscription. Ils sont valables pour toute l’année. 

• Ils pourront être modifiés exceptionnellement et à titre provisoire en fonction des indisponibilités des infrastructures et à l’approche de manifestations (compétitions, festival, etc..). Ce dernier élément étant à l’appréciation du Responsable Technique, lequel est tenu d’en informer le Conseil d’Administration et tous les pratiquants concernés dans les plus brefs délais.
• Ils ne pourront être modifiés pour le reste de l’année que pour des raisons majeures. Dans ce cas, le Conseil d’Administration devra en être dûment informé, qui pourra déclencher un vote sur le sujet.

4.2.  Les cours ont lieu dans des infrastructures municipales ou privées mises à la disposition de l’association. L’association ne peut être tenue pour responsable du bon ou mauvais fonctionnement de ces locaux, ainsi que de l’ouverture ou de la fermeture inopinées de ceux-ci. Dans la mesure du possible, les adhérents seront informés de ces fermetures et ouvertures exceptionnelles.

4.3.  Les adhérents ainsi que les accompagnateurs doivent se conformer au règlement intérieur propre à chaque infrastructure et respecter le matériel mis à leur disposition. Il est important que tous les adhérents se sentent concernés par le respect du patrimoine public et privé sous peine que l’association se voie refuser à l’avenir les créneaux horaires alloués.

4.4.  Matériel : Chaque adhérent est vivement encouragé à se munir de son propre équipement (gants, armes, tapis, etc.). Toutefois, pendant les cours et stages, le Centre peut mettre à disposition des adhérents un certain nombre d’équipements (gants, armes, tapis, etc...), dans la limite des stocks disponibles. Quelle que soit l’activité, les pratiquants doivent respecter le matériel prêté et le rendre en fin de cours dans l’état où ils l’ont trouvé. Tout dégât occasionné sur le matériel prêté pourra faire l’objet d’une demande de remboursement par le Centre.

4.5.  Les pratiquants mineurs doivent être accompagnés jusqu’à l’intérieur de l’infrastructure afin de s’assurer de la présence de l’instructeur et en aucun cas déposés à l’extérieur. À défaut de la présence de l’instructeur, l’accompagnateur devra attendre avec l’enfant son arrivée. Le Centre Thiêu Lâm décline toute responsabilité en cas d’incident ou d’accident survenu si l’enfant a été laissé sans surveillance parentale alors que le professeur n’était pas encore arrivé.

4.6.  La responsabilité de l’association n’est engagée que pendant le temps des cours et activités dispensés par l’association.

4.7.  Toute absence doit être signalée auprès de l’instructeur concerné et ne peut donner lieu à aucun remplacement de séance ou dédommagement, sauf cas visé au § 3.5.

4.8.  Tout pratiquant se présentant à l’entraînement avec une blessure devra la signaler à l’instructeur avant le début du cours ; l’instructeur se réservant le droit d’accepter ou non le pratiquant ce jour-là.

4.9.  Pendant les vacances scolaires et jours fériés, les créneaux horaires sont suspendus.

5. MANIFESTATIONS ET STAGES

5.1.  Des manifestations exceptionnelles (stages, compétitions, sorties, etc.) peuvent être organisées dans la région toulousaine ou ailleurs. La présence, la motivation et l’implication de chacun des membres sont indispensables à la réussite desdites manifestations.

5.2.  Toute inscription et tout paiement doivent être impérativement effectués au plus tard dans la semaine précédant la manifestation prévue. Tout paiement perçu reste dû même en cas d’absence du pratiquant. Toutefois, le montant de la manifestation ou du stage pourra éventuellement être reporté pour l’année en cours pour raison médicale et sur présentation d’un certificat médical. Ladite requête devra être soumise uniquement par courrier recommandé à l’association. La direction ou le Conseil d’Administration se réserve le droit d’y donner une suite favorable ou non après examen.

5.3.  Dès que possible, le Responsable Technique de l’association propose à tous les adhérents :

• le calendrier des stages sous réserve de l’obtention des créneaux horaires,
• le calendrier des principales manifestations (compétitions, sorties, etc.).

5.4.  Compétitions

• L’accès aux cours de compétitions est soumis à l’agrément de l’équipe enseignante sous la responsabilité du Directeur Technique du Centre.
•  Les inscriptions se font en début d’année, à l’issue de la réunion d’information organisée à la rentrée pour présenter la Charte que doivent respecter les adhérents (et leurs représentants) qui s’engagent dans la compétition ainsi que le calendrier des compétitions suivant les fédérations organisatrices.
• Aucune inscription n’est acceptée en cours d’année.
• Les compétiteurs sont tenus de respecter le règlement intérieur et notamment les règles des §4 et §6.

5.5.  Toute absence doit être signalée auprès de l’instructeur concerné et ne peut donner lieu à aucun remplacement de séance ou dédommagement sauf cas visé au §3.5.

5.6.  Lorsque des manifestations (stages, compétitions, sorties, etc.) se déroulent en dehors des lieux de pratique habituels, les déplacements vers les lieux de manifestations sont laissés à l’initiative de chaque pratiquant et sa famille et sont donc hors responsabilité de l’Association. L’Association encourage cependant les covoiturages pour ces déplacements.

5.7.  Les responsables légaux des adhérents mineurs participant aux différentes manifestations devront fournir une autorisation parentale concernant la participation et le transport lorsqu’ils n’accompagnent pas leurs enfants.

5.8.  Pour chaque manifestation organisée par l’association ou par les fédérations auxquelles elle est affiliée, une assurance est comprise par la prise de la licence. Toutefois, pour le transport de l’adhérent dans son véhicule personnel, il est nécessaire que chacun se renseigne au préalable des conditions de sa propre assurance.

6. HYGIÈNE, SÉCURITÉ ET RÈGLES DE CONDUITE

6.1.  Le respect des horaires d’entraînement est primordial. Les pratiquants devront être à l’heure aux cours, échauffement inclus. Toutefois, lors d’un retard, le pratiquant devra attendre la fin du salut, puis venir saluer l’instructeur pour signaler son arrivée.

6.2.  Une attitude correcte et décente est de rigueur. Le pratiquant veillera à la correction de son langage et devra bannir de son vocabulaire toute parole irrespectueuse (grossièretés, obscénités et autres vulgarités) sur et en dehors de l’aire d’entraînement.

6.3.  Tout pratiquant est responsable des préjudices occasionnés par lui envers un tiers (personne physique ou infrastructure sportive). Ainsi, avant le début des entraînements, les pratiquants sont tenus de retirer tout objet (bague, collier, gourmette, chaînes, boucles d’oreilles et autres atours) susceptibles de le blesser personnellement ou de blesser des tiers.

6.4.  Le pratiquant devra entrer dans la salle d’entraînement en ayant les mains et les pieds propres. De plus, afin d’éviter toute blessure d’un partenaire, les ongles des mains et des pieds devront être soigneusement coupés et limés.

6.5.  Tout pratiquant se doit de saluer (salut traditionnel) l’instructeur ou leur partenaire avant et après leur sollicitation.

6.6.  Le pratiquant devra veiller à la propreté de sa tenue qui ne devra être ni décousue, ni tâchée.

6.7.  Concernant les pratiquants d'art martial externe, et dans un souci de respect et d’harmonie de la tenue de combat, le port pendant les cours et les manifestations de la tenue traditionnelle est demandé. À l’issue du premier trimestre, les nouveaux adhérents se seront procurés la tenue traditionnelle du Centre. Sont autorisés en sus, le tee-shirt de l’association « Centre martial et culturel Thiêu Lâm » ou à défaut un tee-shirt de couleur noire sans signe distinctif. 

6.8.  Concernant les pratiquants d'art martial interne, une tenue en harmonie avec les tenues de pratique du Centre Thiêu Lâm est souhaitée. Cependant il sera toléré toute autre tenue adaptée à cette pratique et sans signe distinctif de marque ou d'un autre club sportif.

6.9.  La mise en place et le rangement du matériel (tapis, protections, armes, etc.) est l’affaire de tous les pratiquants et non pas le propre de quelques rares dévoués.

6.10.  Il est strictement interdit de fumer dans les locaux mis à disposition du Centre.

6.11.  Les pratiquants devront s’abstenir de chahuter avant et après le début des cours et tout particulièrement avec le matériel pédagogique, les équipements sportifs ou leurs armes.

7. PASSAGES DE GRADE (TINH VO DAO) 

7.1.  Les passages de grade sont soumis à un programme au contenu d’enseignement spécifique clairement défini par le Responsable Technique du Centre Thiêu Lâm.

7.2.  Des sessions de passages de grade devant le ou les membre(s) d’un jury sont annuellement organisées selon un calendrier établi par le Responsable Technique du Centre Thiêu Lâm et un conseil de professeurs. Les candidats potentiels à l’examen de passage de grade pourront soit en faire la demande expresse, soit se le voir proposer par leur professeur. En tout état de cause, et quelle que soit la formule retenue, le candidat devra être inscrit à la session au plus tard à la date fixée par le bulletin d’inscription.

7.3.  Dans le cas où un pratiquant gradé, arrivant d’une autre école d’arts martiaux, demanderait son intégration au sein du Centre Thiêu Lâm, un examen d’équivalence ou d’harmonisation de grade peut lui être proposé afin de lui permettre d’intégrer l’école à un grade correspondant proportionnel à son niveau de pratique de la discipline. Dans tous les autres cas de figure, et si besoin est, une harmonisation de grade sera effectuée en fonction du niveau de chacun.

8. GESTION DE L’ASSOCIATION

8.1.  Les adhérents et membres de l’association peuvent consulter les statuts de l’association sur simple demande.

8.2.  Le règlement intérieur est établi et mis à jour par le Conseil d’administration.

8.3.  Les délibérations des Assemblées Générales sont enregistrées sur des procès verbaux. Ces PV sont consultables sur demande dans un délai raisonnable après la tenue de l’Assemblée.

8.4.  De même, à l’issue de chaque CA est établi un procès verbal. Chaque membre de l’association, à jour de ses cotisations, peut demander par courriel ou courrier postal adressé au secrétariat du Centre, à les consulter.

8.5.  Les membres de l’Association sont informés que les PV d’AG et de CA sont des documents confidentiels et à ce titre, s’engagent à ne pas en diffuser leur teneur à des personnes extérieures au Centre, sauf autorisation expresse du CA.

9. MODALITÉS DES ASSEMBLÉES GÉNÉRALES

9.1. L’Assemblée Générale Ordinaire réunit une fois par an tous les membres de l’association. 

9.2.  Les conditions qui définissent quels adhérents peuvent être candidats aux élections et votants aux-dites élections sont détaillées dans les statuts de l’Association.

9.3.  Quinze jours au moins avant la date fixée, les membres de l’association reçoivent la convocation avec l’ordre du jour. Ne seront traitées, lors de l’Assemblée Générale, que les questions soumises à l’ordre du jour.

9.4.  En règle générale, les votes sont effectués à main levée sauf exceptions ci-après: 

• élection des membres du CA (c f Article 10 des Statuts de l’Association)
• sur demande expresse du CA; cette information devra être alors inscrite dans l’ordre du jour et préciser la résolution concernée
• sur demande de la majorité des membres présents et représentés

9.5.  Toutes les décisions votées à scrutin secret sont prises à la majorité des voix des présents et représentés.

9.6. Toutes les autres résolutions sont prises à la majorité des voix exprimées.

9.7.  Vote par procuration : Les votes par procuration sont autorisés. Le mandataire, muni de sa pièce d’identité, devra présenter le jour de l’Assemblée le pouvoir de représentation valablement rempli, daté et signé par le mandant (document joint à la convocation).

9.8.  Vote à bulletin secret : Pour les résolutions votées à bulletin secret, seuls sont autorisés les votes en séance, par procuration ou par correspondance postale. Le courrier électronique n’est pas autorisé.

9.9.  Vote par correspondance (voie postale ou voie électronique). Les votes par correspondance sont autorisés. Pour être validé, chaque vote doit respecter les conditions suivantes : 

• Chaque votant doit respecter les statuts
• Chaque membre ne peut exprimer son vote qu’une seule fois, soit en séance, soit par procuration, soit par correspondance
• Chaque vote doit être exprimé uniquement par le biais des documents de vote transmis avec la convocation
• Chaque vote doit être adressé au secrétariat par courrier postal ou courrier électronique. Ne seront pas pris en compte les votes remis en cours aux professeurs.
• Tout bulletin de vote ne respectant pas ces conditions sera automatiquement invalidé.
   

Mis à jour à BLAGNAC par délibération du CA du 2 décembre 2017,

Le Bureau de l’Association